Meny

Meny

Policy personliga utlägg och ersättning

Syfte

Detta styrdokument reglerar vilka typer av personliga reseutlägg som ersätts av Kodcentrum i samband med årsmöten, arrangemang och dylikt. Avsikten är att fler personer skall kunna närvara på denna typer av arrangemang. Styrdokumentet ska ses som en komplettering och ett förtydligande till gällande bokförings- och skatteregler (för mer information se Skatteverkets hemsida).

Resestandard

Huvudregel är att det mest miljövänliga och billigaste resesättet bokas, vilket normalt innebär tåg eller andra kollektiva färdmedel. Vid flera likvärdiga alternativ skall i första hand det mest miljövänliga alternativet väljas, även om det innebär en marginell prisskillnad. Körning med egen bil eller hyrbil ska undvikas till förmån för kollektiva färdmedel. Flyg kan i undantagsfall, vid en tydlig tidsvinst (vid en restid längre än 6,5 h) godkännas och om färdsättet anses motiverat väljer vi att klimatkompensera.

Transporter till och från stationer och flygplatser ska i första hand ske med kollektiva transportmedel. För resa med tåg, flyg eller buss gäller 2:a klass eller motsvarande om inte annat alternativ är billigare. Biljetter ska om möjligt bokas i god tid för att kunna utnyttja eventuella möjligheter till rabatt eller liknande. Vid körning med egen bil utgår ersättning i enlighet med Skatteverkets riktlinjer för skattefri ersättning. Samåkning ska i största möjliga mån ske vid bilresor. Taxi får endast användas i undantagsfall.

Övrigt

I första hand är kansliet ansvariga för att boka biljetter. Om organisationen ska ersätta någon utgift som uppkommit under resan så ska detta ha godkänts i förväg av Generalsekreterare eller Styrelseordförande och eventuella kvitton skickas inom 2 månader efter resans slutdatum till kansliet - syfte, datum och närvarande personer skall tydlig framgå. Undantag från denna policy kan ske i samråd med Generalsekreterare eller styrelseordförande.